Blog TopTenHotels
Pre opening – opcja czy konieczność?
Pre opening, czyli kluczowy proces w powstawaniu biznesu w branży hotelarskiej i gastronomicznej.
Bardzo ważny, choć często pomijany przez inwestorów proces pre openingu hotelu, to tak naprawdę proces budowania kręgosłupa naszej inwestycji. Należy go bardzo szczegółowo zaplanować i najlepiej powierzyć specjalistycznej firmie lub osobie z dużym doświadczeniem, gdyż w czasie jego przebiegu należy koordynować bardzo wiele zmiennych oraz działań mających wpływ na finalne powodzenie inwestycji.
1. Czas trwania
W tej kwestii bardzo wiele zależy od rodzaju inwestycji, jej rozmiarów oraz planowanego zakresu usług. Nie zmienia to jednak faktu, iż idealny czas na przeprowadzenie dokładnego procesu w średniej wielkości obiekcie wynosi około 12 miesięcy. Wiem, iż wiele osób będzie zaskoczona, ale tyle czasu zajmuje krok po kroku stworzenie wcześniej wspomnianego już kręgosłupa, który pozwoli inwestycji funkcjonować od pierwszego dnia bez falstartów i niespodzianek z uwzględnieniem standardów obsługi oraz procedur operacyjnych dostosowanych do odbiektu. Przy bardzo skomplikowanych inwestycjach z szeroką gamą usług i wieloma punktami sprzedaży oraz dużą ilością pokoi stosuje się również praktykę, iż osoba (lub zespół), która przeprowadzać będzie cały proces pre openingu ma wgląd w inwestycje już od momentu projektowania. Wprowadzenie korekt do projektu oraz jego weryfikacja branżowym okiem może czasem mieć znaczący wpływ na działanie całej inwestycji oraz przebieg jej uruchomienia.
2. Zakres
Podobnie jak wyżej zakres pre openingu szyje się na miarę pod daną inwestycje. Bardzo wiele zależy również od już wcześniej podjętych przez inwestora kroków (np. czy obiekt będzie działał, jako hotel niezależny pod własną marką, czy jako obiekt franczyzowy lub zarządzany przez sieć). Na samym początku tworzy się bardzo dokładną check liste, która przez cały proces będzie wyznacznikiem postępu działań. Wszelkie zadania najlepiej podzielić jest na grupy i wszystkim działaniom przyporządkować osoby odpowiedzialne za ich wykonanie. Należy pamiętać, iż w zakresie należy ująć wszelkie nawet te najmniejsze szczegóły, gdyż jedynie bardzo dokładne zaplanowanie pozwoli nam uniknąć niepotrzebnego stresu oraz przedłużania się całego procesu uruchomienia obiektu. Zakładając zakres ujmujemy w nim również dokładną datę otwarcia naszego obiektu, a wszelkie działania planujemy od niej w tył, by mieć pewność, iż na dzień „0” będziemy gotowi. Jest bardzo wiele przykładowych gotowych wzorów tabel, które pozwolą zaplanować taki proces – jak jednak wiadomo, wszystko, co uniwersalne nie do końca może się sprawdzić. W tabeli winny się znaleźć tematy oczywiste jak strona internetowa, oznakowanie obiektu, zatrudnieni pracowników czy stworzenie odpowiednich procedur, jednak nie należy zapominać np. o terminach odbiorów poszczególnych etapów inwestycji – by wykonawca miał czas na usunięcie ewentualnych usterek oraz by został czas na prace porządkowe. Warto ująć również zagadnienia związane z podpisaniem umów z dostawcami, zamówieniami odzieży dla pracowników, czy wynajęciem gwiazdy, która poprowadzi otwarcie naszego obiektu.
3. Koszty
Według raportu firmy HVS (Hotel Development Cost Survey 2014/15) wynosi on 3–4 proc. całości budżetu na inwestycję hotelarską w obiekt średniej lub wyższej kategorii. W tych kosztach mieści się zarówno pre opening management fee, czyli opłata za zarządzanie projektem otwarcia obiektu, jak również koszty związane z zakupem pościeli, materiałów eksploatacyjnych, wstępnych stanów magazynowych, wsparciem technicznym, rezerwami operacyjnymi, działaniami marketingowymi oraz najważniejszym czynnikiem, czyli rekrutacją personelu, jako kluczowego czynnika mającego wpływ na powodzenie całego projektu. Oczywiście jak we wcześniejszych punktach również koszty mają bardzo wiele zmiennych i podana wartość jest jedynie orientacyjna. Jedno jest pewne – na proces ten, który następuje na koniec inwestycji, muszą zostać zabezpieczone środki, gdyż wszelakie oszczędności poczynione w jego trakcie będą miały odbicie w finalnym wyglądzie naszej produktu, a co za tym idzie w opiniach naszych przyszłych gości. Można planować oszczędnie lub szukać zamiennych rozwiązań, np. stosując leasing pościeli w miejsce zakupu, jednakże nie należy oszczędzać zastępując wybrane, czy zaprojektowane wstępnie produktu, czy elementy wyposażenia, innymi tańszymi o niższej jakości.
Powyżej opisany proces pre openingu jest szeroki i znajdzie zastosowanie w średnich i dużych obiektach. Oczywiście w mniejszych hotelach czy restauracjach cały proces można uprościć lub stosować tylko częściowo, lecz bardzo ważne jest, by każdą decyzje dokładnie zaplanować i zweryfikować, jaki ma wpływ na pozostałe elementy naszego projektu. Tak naprawdę profesjonalnie przeprowadzony proces pre openingu daje też duży komfort inwestorowi, który nie znając najczęściej dokładnie branży, wielokrotnie narażany jest na zbędne działania oraz koszty, których poprzez powierzenie otwarcia nowego biznesu specjalistom może uniknąć oraz zyskać pewność, iż proces zostanie przeprowadzony profesjonalnie i na czas.
